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Notice d’utilisation Elixmail : guide complet

Votre assistant email professionnel propulsé par l'IA

Version: 2.1 Mise à jour: Août 2026
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mail contact@elixmail.fr

list Table des matières

1

Introduction

Découvrez les fondamentaux d'Elixmail

Qu'est-ce qu'Elixmail ?

Elixmail est un assistant email professionnel propulsé par l'IA qui centralise toutes vos boîtes mail dans une interface unique et intuitive. Conçu pour les commerciaux, freelances et équipes, Elixmail combine intelligence artificielle, automatisation et outils collaboratifs pour optimiser votre productivité.

Pré-requis

  • Navigateur moderne: Chrome, Firefox, Edge, Safari (dernières versions)
  • Connexion internet: Requise en permanence pour la synchronisation
  • Compte email: Gmail (via OAuth 2.0) ou IMAP (Orange, Free, SFR, OVH, Ionos, etc.)
  • Microphone optionnel: Pour la fonctionnalité Voice-Mail et les commandes vocales
  • Disponible sur: Application web (elixmail.fr), Android via Google Play et Microsoft Marketplace

Fonctionnalités principales

  • Boîte de réception unifiée: Filtrage, recherche et catégorisation par IA
  • Assistant IA: Résumés, brouillons, analyse de sentiment, traduction (11 langues)
  • Voice-Mail: 30+ commandes vocales, dictée, messages vocaux
  • Tracking d'ouverture: Multi-format (GIF, PNG, JPEG, SVG, WebP) et clics
  • Relances automatiques: Avec garde-fous anti-spam configurables
  • CRM intégré: Carnet contacts, historique d'échanges, Next Best Action
  • Pipeline Commercial: Kanban drag & drop pour la gestion des deals
  • Score d'intention IA: Badges commerciaux (Achat, Intérêt, Urgence, Devis)
  • Courrier Recommandé LRAR: Envoi directement depuis Elixmail via MySendingBox
  • Calendrier & Alertes SMS: Gestion d'agenda intégrée avec notifications SMS
  • Signatures professionnelles: Multiples avec tracking des clics
  • Visioconférence Jitsi Meet: Créez des liens visio sécurisés directement depuis vos emails et votre calendrier
  • Bloc-notes & Tableur: Outils collaboratifs intégrés
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💡 Conseil

Elixmail s'améliore avec le temps. Plus vous l'utilisez, plus l'IA apprend vos habitudes et affine ses suggestions. N'hésitez pas à corriger les catégorisations pour optimiser vos futures interactions.

Nouveautés NEW

Les dernières fonctionnalités — guide pas à pas pour bien démarrer

1. Connexion Microsoft / Outlook 365 NEW

Reliez votre boîte Outlook ou Microsoft 365 à Elixmail, en plus de Gmail et IMAP.

  1. Cliquez sur « Connexion » en haut à droite (ou allez sur elixmail.fr/login).
  2. Cliquez sur le bouton « Connexion Microsoft ».
  3. Une fenêtre Microsoft s'ouvre : saisissez votre adresse Outlook / Microsoft 365 et votre mot de passe (sur le site de Microsoft, jamais sur Elixmail).
  4. Microsoft demande d'autoriser Elixmail (lire/envoyer vos emails, agenda) : cliquez sur « Accepter ».
  5. Vous revenez sur Elixmail : votre boîte Outlook est connectée et vos emails s'affichent.
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Bon à savoir

Elixmail ne voit ni ne conserve votre mot de passe. Vous pouvez déconnecter le compte quand vous voulez dans Réglages.

2. Import des contacts en 1 clic NEW

Créez automatiquement votre carnet de contacts à partir de vos emails.

  1. Dans le menu de gauche, ouvrez « Contacts ».
  2. Cliquez sur le bouton « Importer depuis ma boîte mail ».
  3. Elixmail parcourt vos emails reçus et envoyés et crée une fiche par correspondant (nom + adresse).
  4. Patientez quelques secondes : les contacts apparaissent dans la liste.
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Bon à savoir

Pas de doublon : un contact déjà présent est simplement mis à jour. Vous pouvez modifier ou supprimer une fiche ensuite.

3. Séquences multicanal NEW

Des relances automatiques qui s'enchaînent : email, puis SMS, puis appel IA — jusqu'à la réponse.

Coût SMS : alertes perso gratuites via l'API Free Mobile (envoi vers votre propre numéro) ; relances aux clients via votre compte Twilio, Vonage ou OVH, facturées au tarif de votre opérateur — sans marge Elixmail.

  1. Ouvrez une affaire (page Pipeline) ou une fiche contact.
  2. Cliquez sur l'icône « Enrôler dans une séquence ».
  3. Choisissez la séquence voulue (ex. relance de devis).
  4. Elixmail envoie la 1re étape (email). Sans réponse, il passe à la 2e (SMS), puis à la 3e (appel IA), en respectant les horaires de bureau.
  5. Dès que la personne répond, la séquence s'arrête toute seule.
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Bon à savoir

Vous activez et réglez les séquences dans la page « Séquences ». Les SMS et appels sont décomptés de votre wallet prépayé.

4. Relance d'impayés & courrier recommandé (LRAR) NEW

Relancez vos impayés et, si besoin, envoyez une lettre recommandée avec accusé de réception — sans quitter Elixmail.

  1. Préparez votre relance (modèle d'email ; un calculateur de pénalités de retard est disponible).
  2. Pour la lettre recommandée, ouvrez la fonction « Courrier Recommandé (LRAR) ».
  3. Importez votre PDF (devis, facture, mise en demeure) ou saisissez le texte.
  4. Renseignez l'adresse postale du destinataire et validez.
  5. Elixmail envoie le courrier via La Poste ; vous suivez l'acheminement et récupérez l'accusé de réception en temps réel.
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Bon à savoir

Forfait Pro et Business. Coût : prix réel La Poste + 1,90 € de service, prélevé sur votre wallet prépayé.

5. Réceptionniste IA téléphonique NEW

Un standard téléphonique tenu par une IA, 24h/24, qui répond à votre place.

  1. Activez la fonction dans Réglages : vous recevez un numéro de téléphone français dédié.
  2. Choisissez l'accueil adapté à votre métier (médical, restaurant, immobilier, juridique, artisan…).
  3. Quand un client appelle, l'IA répond, prend les rendez-vous (ajoutés à votre agenda) et crée une fiche CRM de l'appelant.
  4. Vous recevez un email en temps réel avec le résumé de l'appel.
  5. Retrouvez l'historique, les transcriptions et les appels urgents dans la section « Réceptionniste IA ».
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Bon à savoir

Transfert vers un humain possible (3 modes). Facturation à l'usage via le wallet.

6. Boîte partagée en équipe (offre Business) NEW

Gérez une boîte mail à plusieurs, sans vous marcher dessus.

  1. Avec l'offre Business, allez dans Réglages > Équipe et invitez vos coéquipiers.
  2. Attribuez un email à la bonne personne (assignation).
  3. Ajoutez des notes internes : visibles par l'équipe, jamais envoyées au client.
  4. Suivez l'avancement de chaque email : à traiter / en cours / fait.
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Bon à savoir

Un verrou de rédaction empêche que deux personnes répondent en même temps au même message.

7. Mode hors-ligne NEW

Consultez vos emails même sans connexion internet.

  1. Ouvrez Elixmail au moins une fois en étant connecté (vos derniers emails sont mis en mémoire).
  2. Si vous perdez la connexion (avion, métro…), l'application s'ouvre quand même et affiche votre boîte de réception en cache.
  3. Dès que la connexion revient, tout se synchronise automatiquement.
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Bon à savoir

Lecture hors-ligne disponible. L'écriture hors-ligne en file d'attente arrivera prochainement.

8. Installable sur iPhone & iPad NEW

Installez Elixmail comme une vraie application, sans passer par un store.

  1. Ouvrez elixmail.fr dans Safari.
  2. Touchez le bouton « Partager » (le carré surmonté d'une flèche, en bas de l'écran).
  3. Faites défiler et touchez « Sur l'écran d'accueil ».
  4. Touchez « Ajouter » en haut à droite.
  5. L'icône Elixmail apparaît sur votre écran d'accueil : ouvrez-la, l'app s'affiche en plein écran.
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Bon à savoir

Sur Android : menu de Chrome (⋮) > « Ajouter à l'écran d'accueil ». Sur ordinateur : icône d'installation dans la barre d'adresse.

9. API publique & Zapier NEW

Connectez Elixmail à plus de 6 000 applications (Google Sheets, Slack…) via Zapier.

  1. Allez dans Réglages > « API & Intégrations ».
  2. Cliquez sur « Générer une clé API » et copiez-la (gardez-la secrète).
  3. Dans Zapier, créez un « Zap », cherchez « Elixmail » et collez votre clé pour connecter le compte.
  4. Choisissez un déclencheur (ex. nouveau contact) ou une action (ex. envoyer un email).
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Bon à savoir

Vous pouvez révoquer une clé à tout moment. Une limite de requêtes par minute s'applique.

2

Premiers pas

Configurez votre compte en quelques minutes

2.1 Création de compte avec Magic Link

Elixmail utilise un système d'authentification sans mot de passe (Magic Link) pour vous connecter à Elixmail. À distinguer de la connexion de votre boîte mail : relier un compte IMAP nécessite vos identifiants IMAP (adresse + mot de passe d’application) :

  1. Entrez votre adresse email sur la page d'accueil
  2. Recevez un Magic Link dans votre boîte mail
  3. Cliquez sur le lien pour activer votre session
  4. Votre session est maintenant active via un jeton sécurisé (JWT)

2.2 Connexion Gmail via OAuth 2.0

  1. Cliquez sur le bouton "Connexion Gmail"
  2. Une fenêtre Google OAuth s'ouvre
  3. Autorisez Elixmail à accéder à votre compte Gmail
  4. Aucun mot de passe n'est transmis à Elixmail
  5. L'accès se fait en lecture et envoi via IMAP sécurisé
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🔒 Sécurité

Google OAuth est la méthode la plus sécurisée. Votre mot de passe reste confidentiel et vous conservez le contrôle total de vos données.

2.3 Connexion IMAP (Orange, Free, SFR, OVH, Ionos...)

  1. Entrez votre adresse email et mot de passe IMAP
  2. Elixmail détecte automatiquement votre fournisseur
  3. Les paramètres serveur (MX) sont pré-remplis
  4. Compatible avec 20+ fournisseurs d'email

2.4 Auto-détection MX

Elixmail interroge automatiquement les enregistrements MX (Mail eXchange) de votre domaine pour :

  • Pré-remplir les serveurs IMAP et SMTP
  • Détecter les bons ports (143, 587, 465)
  • Configurer le chiffrement (STARTTLS, SSL)

2.5 Après première connexion

  • Chargement des emails: Vos messages se chargent progressivement
  • Catégorisation IA: L'IA commence à analyser et catégoriser vos emails
  • Tableau de bord: Visualisez vos statistiques (emails reçus, engagements, relances)
  • Personnalisation: Accédez aux Paramètres pour configurer vos préférences

2.6 Connexion rapide par code PIN

Pour éviter d'ouvrir votre boîte mail à chaque connexion, vous pouvez définir un code PIN à 6 chiffres propre à votre appareil. La reconnexion se fait alors en tapant votre adresse puis votre code, comme avec Google.

Comment le mettre en place

  1. Juste après le Magic Link : un écran « Créer un code de connexion » s'affiche → choisissez vos 6 chiffres.
  2. Ou à tout moment : Paramètres → Paramètres généraux → « Code de connexion rapide » (créer, modifier ou désactiver le code).

À la connexion suivante

  1. Sur la page de connexion, votre adresse est pré-remplie et un clavier numérique apparaît.
  2. Tapez vos 6 chiffres → accès direct, sans ouvrir votre boîte mail.
key

Conditions requises

Le clavier de code n'apparaît que sur un appareil de confiance : ce navigateur précis, sur lequel vous vous êtes déjà connecté une fois (Magic Link ou Google) et où vous avez créé le code. Sur un nouvel appareil, un autre navigateur, en navigation privée, ou après vidage des données du site, il faut repasser une fois par le Magic Link. L'appareil reste de confiance 90 jours, renouvelés à chaque connexion.

lock

Sécurité

Le code est haché côté serveur (jamais stocké en clair ni dans le navigateur) et ne fonctionne jamais seul depuis un appareil inconnu. Après 5 essais erronés, le code est bloqué 15 minutes et vous pouvez vous reconnecter via le Magic Link. Le Magic Link reste disponible à tout moment : première connexion, nouvel appareil, code oublié.

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Boîte de réception

Maîtrisez l'organisation de vos emails

3.1 Navigation et vues

Chaque email dans votre boîte affiche :

  • Expéditeur: Nom ou adresse email
  • Objet: Titre du message
  • Extrait: Aperçu du contenu
  • Date: Réception de l'email
  • Indicateur PJ: Icône si pièces jointes
  • Badge catégorie IA: Personnel, Pro, Marketing, Transactionnel, Social, Newsletter, Spam, Autre
  • Badge sentiment: Positif, Négatif, Neutre, Urgent
  • Badge score d'intention: Achat, Intérêt, Urgence, Devis, Relance, Question
  • Statut tracking: Ouvert/Non ouvert, clics détectés

3.2 Filtrage par catégorie

  • Tous: Affiche tous les emails
  • Non lus: Emails non consultés
  • Importants: Emails prioritaires selon l'IA
  • Envoyés: Vos messages envoyés
  • Catégories IA: 8 catégories automatiques
  • Labels personnalisés: Créez vos propres labels avec 12 couleurs

3.3 Recherche textuelle

Recherchez rapidement dans :

  • Objet des emails
  • Adresses email des expéditeurs
  • Corps du message
  • Résultats instantanés avec surlignage

3.4 Pagination

20 emails par page pour une consultation optimale. Navigation rapide entre les pages avec boutons Précédent/Suivant.

3.5 Sélection en masse

Utilisez les cases à cocher pour effectuer des actions en masse :

  • Supprimer plusieurs emails
  • Archiver
  • Marquer comme lu/non lu
  • Catégoriser
  • Ajouter des labels

3.6 Cache intelligent double couche

Elixmail utilise un système de cache avancé :

  • Couche 1 (Mémoire): Chargement quasi-instantané
  • Couche 2 (IndexedDB): Stockage persistant pour accès hors-ligne
  • Synchronisation arrière-plan: Mise à jour continue
  • Rafraîchissement forcé: Bouton pour forcer la synchronisation manuelle
4

Lire un email

Consultez vos messages en toute sécurité

4.1 Rendu HTML sécurisé

Elixmail affiche le contenu HTML de vos emails avec une sanitisation XSS complète pour vous protéger contre les menaces de sécurité. Tous les scripts malveillants sont automatiquement supprimés.

4.2 Pièces jointes avec aperçu

  • Aperçu images: PNG, JPEG, GIF, WebP affichées directement
  • Téléchargement MIME correct: Format respecté lors du téléchargement
  • Icônes par type: Identifiez rapidement le format (PDF, DOC, XLS, etc.)

4.3 Images CID intégrées

Les images embarquées avec Content-ID (CID) sont affichées correctement, même sans accès internet.

4.4 Fallback texte

Pour les très gros fichiers HTML, Elixmail propose automatiquement une version texte lisible pour améliorer la performance.

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Envoyer un email

Composez et envoyez avec style

5.1 Composition

Remplissez les champs standard :

  • À: Destinataires principaux
  • Cc: Copie conforme
  • Cci: Copie cachée
  • Objet: Titre du message
  • Corps: Composez avec l'éditeur riche

5.2 Éditeur riche 12 polices

  • Formatage: Gras, italique, souligné, barré
  • 12 polices professionnelles: Arial, Courier, Georgia, Times New Roman, Trebuchet MS, Verdana, et autres
  • Taille ajustable: 8px à 72px
  • Couleurs texte/fond: Palette complète
  • Listes: À puces ou numérotées
  • Liens hypertextes: Insérez des URLs
  • Emojis: Accès à une large palette

5.3 Pièces jointes et images CID

  • Drag & drop: Glissez-déposez des fichiers
  • Images CID intégrées (Pro): Insérez des images directement dans le message
  • Aperçu avant envoi: Vérifiez votre message complet

5.4 Adresse d'envoi (SendAs)

Si vous avez plusieurs comptes email, choisissez l'adresse expéditrice pour chaque envoi. C'est particulièrement utile pour les équipes ou multi-domaines.

5.5 Répondre et Transférer

  • Répondre: Répond au seul expéditeur
  • Répondre à tous: Répond à tous les destinataires
  • Transférer: Envoie le message à un nouveau destinataire
  • Historique en thread: Conversation complète visible
  • Citation auto: Le message original est cité automatiquement

5.6 Signature automatique

Votre signature est insérée automatiquement à chaque envoi. Personnalisez-la dans les Paramètres (nom, titre, téléphone, logo, liens sociaux).

5.7 Tracking d'ouverture auto

Un pixel de tracking est inséré automatiquement dans chaque email envoyé à condition d'avoir créé une signature avec le tracking activé (Paramètres > Signatures). Désactivable email par email ou globalement.

5.8 Stratégies d'envoi

  • Envoi immédiat: Envoie le message tout de suite
  • Envoi différé: Planifiez l'envoi pour plus tard
  • Choix format pixel: GIF, PNG, JPEG, SVG ou WebP
  • Headers conformité auto: SPF, DKIM, DMARC vérifiés (la configuration DNS reste liée à votre domaine)

5.9 Conformité anti-spam

Elixmail ajoute automatiquement :

  • Headers List-Unsubscribe: Pour respecter CAN-SPAM
  • Vérification SPF/DKIM/DMARC: Améliore la délivrabilité
  • Détection spam: Analyse préventive de votre message
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Gestion des emails

Organisez vos messages efficacement

6.1 Actions de base

  • Marquer lu/non lu: Suivez l'état de lecture
  • Important: Épinglez les emails prioritaires
  • Supprimer: Envoyez à la corbeille
  • Archiver: Masquez sans supprimer

6.2 Catégorisation IA

8 catégories automatiques assignées par l'IA :

  • Personnel: Emails privés
  • Pro: Emails professionnels
  • Marketing: Newsletters et promotions
  • Transactionnel: Confirmations de commande, reçus
  • Social: Réseaux sociaux
  • Newsletter: Abonnements
  • Spam: Emails indésirables
  • Autre: Non classé

6.3 Sous-catégories

Créez des sous-catégories personnalisées pour un classement encore plus fin. Par exemple, dans "Pro", créez "Clients", "Fournisseurs", "Interne", etc.

6.4 Archives avancées

  • 8 labels par défaut: Pré-configurés
  • Labels personnalisés: Créez les vôtres
  • 12 couleurs: Identifiez rapidement
  • Multi-labels: Un email peut avoir plusieurs labels
  • Filtrage avec compteurs: Voyez combien d'emails par label
  • Opérations bulk: Appliquez des labels à plusieurs emails

6.5 Corbeille fusionnée

La corbeille combine automatiquement les éléments supprimés localement et sur le serveur distant. Vous pouvez restaurer les emails supprimés accidentellement.

7

Intelligence Artificielle

Exploitez la puissance de l'IA pour votre productivité

7.1 Chat IA contextuel

Discutez directement avec l'IA dans Elixmail :

  • Questions sur vos emails: "Qui a envoyé l'email sur le projet X?"
  • Reformulation: "Réécris cet email de manière plus amicale"
  • Suggestions d'actions: "Que devrais-je faire avec cet email?"
  • Analyse ton/intention: "Quel est le sentiment de ce message?"

7.2 Résumés automatiques

En un clic, obtenez un résumé de :

  • Un email unique
  • Une conversation complète (thread)
  • Vos emails importants du jour

7.3 Brouillons IA (3 tons)

Générez des réponses automatiques dans 3 styles différents :

  • Professionnel: Formel et structuré
  • Neutre: Équilibré et courtois
  • Amical: Chaleureux et accessible

Vous choisissez celui qui vous convient, puis l'éditez avant envoi.

7.4 Catégorisation auto

Chaque email reçoit automatiquement une catégorie (Personnel, Pro, Marketing, etc.) sans aucune action de votre part.

7.5 Analyse de sentiment

L'IA analyse le ton de chaque email :

  • Positif (🟢): Enthousiasme, satisfaction
  • Négatif (🔴): Insatisfaction, colère
  • Neutre (🟡): Informatif, factuel
  • Urgent (⚡): Demande immédiate

7.6 Priorisation intelligente

Elixmail combine :

  • Sentiment de l'email
  • Urgence détectée
  • Votre historique d'engagement

pour vous proposer les emails les plus importants en premier.

7.7 Traduction 11 langues

Traduction instantanée en :

  • Anglais, Espagnol, Allemand, Italien, Portugais
  • Néerlandais, Chinois, Japonais, Arabe, Russe, Français

7.8 Daily Briefing IA Pro

Chaque matin, recevez un résumé automatique contenant :

  • Vos emails importants du jour
  • Actions suggérées par l'IA
  • Relances à prévoir
  • Statistiques quotidiennes

7.9 Contrôle total

L'IA propose, vous décidez. Chaque suggestion de l'IA est relue et validée par vous avant d'être appliquée. Vous gardez le contrôle total de vos données et actions.

7.10 Assistant connecté à toute votre activité

L'Assistant IA (chat) et le Voice-Mail sont reliés à vos vraies données et répondent à des questions sur l'ensemble de l'application :

  • Tracking : « combien d'emails ai-je trackés ? », « quel est mon taux d'ouverture, mes clics, mes rebonds ? »
  • Documents : « qui a consulté ma proposition / mon devis ? », « quels documents ne sont pas encore ouverts ? »
  • Relances : « qui dois-je relancer ? », « combien d'emails sans réponse ? »
  • Pipeline : « montant total du pipeline », « combien de deals par étape », « taux de conversion »
  • CRM / contacts : « mes contacts à fort engagement », « combien de contacts ? »
  • Réceptionniste IA : « combien d'appels ? », « résumé des derniers appels »
  • Briefing : « fais le point » donne la synthèse du jour (non lus, à relancer, documents consultés, deals, rendez-vous)

Actions assistées (avec confirmation)

L'assistant peut aussi agir, toujours après une confirmation explicite (« tu confirmes ? ») :

  • Créer un deal — « crée un deal pour [client] à 5000 € »
  • Ajouter un contact — « ajoute le contact … »
  • Faire avancer un deal — « passe le deal [X] en négociation / gagné »
  • Ajouter une note à un contact — « ajoute une note pour [X] : … »

Aucune action n'est exécutée sans votre validation : vous voyez exactement ce qui va changer avant de confirmer.

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Voice-Mail & Commandes vocales

Contrôlez Elixmail à la voix

8.1 Commandes vocales (30+) en français et anglais

📖 Lecture & recherche :

  • "Lis mes emails"
  • "Cherche [terme]"
  • "Résume cet email"
  • "Résume la conversation"
  • "Quels sont mes emails urgents ?"
  • "Résumé de la journée"
  • "Mes statistiques"

✉️ Envoi & réponse :

  • "Envoie un email à [contact]"
  • "Réponds à cet email"
  • "Transfère cet email à [contact]"
  • "Propose-moi des réponses" (3 brouillons IA)
  • "Traduis en [langue]"
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Astuce : configurez vos contacts pour l’assistant vocal

Rendez-vous dans Paramètres > Carnet d’adresses et ajoutez vos contacts prédéfinis. Ils seront utilisés par l’assistant vocal lors de la sélection du destinataire pour l’envoi, la réponse ou le transfert de mail. L’IA ira chercher directement dans cette base de données vos contacts pour une expérience plus fluide et rapide.

📁 Organisation & gestion :

  • "Archive cet email"
  • "Marque comme lu/non lu"
  • "Reporte cet email" (snooze)
  • "Classe cet email"
  • "Rappelle-moi de..."
  • "Crée une tâche"

👥 CRM & calendrier :

  • "Crée un événement"
  • "Mets à jour le CRM"
  • "Cherche dans mes contacts"
  • "Relance [contact]"

🎤 Mode dictée & navigation :

  • "Mode dictée"
  • "Va à [section]"
  • "Actions en masse"

8.2 Épellation vocale

Pour les informations précises, utilisez l'épellation :

  • Alphabet français: "a, bé, cé, arobase, point"
  • Alphabet NATO: "Alpha, Bravo, Charlie" pour plus de clarté
  • Accumulation multi-tours: Dites les lettres progressivement
  • Symboles vocaux: "@" = "arobase", "." = "point", "-" = "tiret"

8.3 Mode patience

Le système vocale attend sans timeout abrupt. Vous pouvez parler naturellement sans vous dépêcher.

8.4 Message vocal par email

Enregistrez votre voix et envoyez-la par email :

  1. Cliquez sur le bouton d'enregistrement
  2. Parlez naturellement
  3. Votre voix est transcrite automatiquement
  4. Un fichier audio MP3 est joint au message
  5. Envoyez depuis votre compte connecté

8.5 Bilingue français/anglais

Elixmail détecte automatiquement votre langue et comprend les deux en même temps. Mélangez le français et l'anglais librement.

9

Tracking & Suivi d'ouverture

Mesurez l'engagement sur vos emails

9.1 Pixel multi-format

Elixmail utilise plusieurs formats de pixel pour maximiser la détection :

  • GIF: Compatible avec tous les clients
  • PNG: Meilleure qualité
  • JPEG: Compression optimale
  • SVG: Vecteur scalable
  • WebP: Format moderne
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Important : Créez une signature avec tracking activé

Pour que le tracking d'ouverture fonctionne, vous devez d'abord créer une signature professionnelle avec tracking activé. Suivez les étapes ci-dessous.

Comment activer le tracking — Guide étape par étape

1
Créer une signature tracking

Rendez-vous dans Paramètres > Signatures et cliquez sur "Créer une signature". Activez l'option Tracking (interrupteur ON) sur cette signature.

2
Remplir les champs prédéfinis

Complétez les informations demandées : nom, poste, téléphone, email, adresse LinkedIn, etc.
Astuce : même si vous ne disposez pas de compte LinkedIn, il faut quand même remplir le champ (ne pas le laisser grisé) pour générer une adresse — elle sera fictive mais est utilisée par le pixel de tracking pour fonctionner correctement. Renseignez les autres champs comme indiqué.

3
Enregistrer votre signature

Cliquez sur Enregistrer. Votre signature tracking est maintenant prête à l'emploi.

4
Utiliser la signature tracking à l'envoi

Lorsque vous souhaitez envoyer, transférer ou répondre à un email et que vous voulez qu'il soit tracké : sélectionnez votre signature tracking dans le sélecteur de signatures du composeur, et assurez-vous que le bouton Tracking est bien sur ON.

5
Suivre les ouvertures

Une fois le mail envoyé, rendez-vous dans l'onglet Automatisation & Tracking dans la barre latérale pour suivre en temps réel les ouvertures, clics et statistiques de vos emails trackés.

9.2 Tracking de clics

Chaque lien dans vos emails est automatiquement tracké. Elixmail enregistre le nombre de clics et les informations sur les visiteurs.

9.3 Domaine personnalisable Pro

Utilisez votre propre domaine pour les pixels de tracking et URLs, donnant une meilleure délivrabilité et branding.

9.4 Statistiques temps réel

Consultez vos statistiques instantanément :

  • Taux d'ouverture global: Pourcentage des emails ouverts
  • Par email: Qui a ouvert votre message
  • Clics par lien: Lequel est le plus populaire
  • Historique complet: Horodatage, appareil, localisation
  • Graphiques visuels: Visualisez les tendances

9.5 Export CSV

Exportez toutes vos statistiques en CSV pour analyse dans Excel ou BI.

9.6 Suivi des documents joints

En plus du suivi des emails, Elixmail permet de suivre l'ouverture de vos documents (devis, propositions, pitch decks...). Lors de la rédaction, deux choix par fichier :

  • Joindre un fichier : pièce jointe classique, sans suivi.
  • Joindre + suivre : le document part sous forme de lien tracké (sur votre domaine de tracking) au lieu d'une pièce jointe. Vous pouvez aussi cocher « Suivi » sur un fichier déjà joint.

Pour chaque document tracké, le tableau de suivi affiche : consulté ou non, le nombre de consultations et la durée de consultation. Reposant sur un clic volontaire, ce signal est plus fiable que le pixel (insensible à Apple Mail Privacy Protection et au blocage d'images) et meilleur pour la délivrabilité qu'une pièce jointe lourde. Les PDF s'ouvrent dans le navigateur ; les autres formats sont proposés en téléchargement.

10

Relances automatiques

Suivez vos emails sans effort

10.1 4 templates

10.2 Règles conditionnelles

10.3 Garde-fous anti-spam

Elixmail protège votre réputation email :

10.4 Personnalisation IA

Le contenu de chaque relance est adapté par l'IA selon :

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Signatures professionnelles

Personnalisez vos signatures

11.1 Création et édition

Créez plusieurs signatures avec :

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Rappel : La signature active le tracking d'ouverture

Pour que le tracking fonctionne, vous devez créer au moins une signature et activer le tracking dessus. C'est cette signature qui déclenche l'insertion automatique du pixel de suivi dans vos emails envoyés. Sans signature avec tracking, aucun suivi d'ouverture ne sera possible.

11.2 Liens sociaux trackés

Tous les liens dans votre signature sont automatiquement trackés pour mesurer l'engagement.

11.3 Domaine personnalisé Pro

Utilisez votre propre domaine pour les liens trackés, améliorant la délivrabilité et le branding.

11.4 Insertion automatique

Votre signature est insérée automatiquement à chaque envoi. Changez-la ou désactivez-la email par email si nécessaire.

12

Calendrier & Alertes SMS

Gérez votre agenda en intégration

12.1 Vue mensuelle

Consultez votre calendrier par mois avec navigation rapide entre les périodes.

12.2 5 types d'événements

12.3 Rappels configurables

Recevez des alertes :

12.4 Alertes SMS Pro

Recevez des SMS directement sur votre téléphone :

12.5 Auto-réponse

Définissez un message d'absence automatique. Templates fournis avec variables :

12.6 Mode test

Avant d'activer les alertes SMS, testez-les pour vous assurer que tout fonctionne correctement.

12.7 Visioconférence Jitsi Meet

Elixmail intègre un système de visioconférence via Jitsi Meet, une plateforme open source gratuite qui ne nécessite aucun compte ni installation pour les participants.

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Zéro scope Google requis
La visioconférence Jitsi fonctionne de manière 100% indépendante, sans aucune autorisation Google, OAuth ou API tierce. Vos données restent privées.

Depuis le composeur d'email :

Depuis le calendrier :

Caractéristiques :

12.8 Agenda unifié & multi-appareils

Votre agenda est désormais stocké côté serveur : vous retrouvez le même calendrier sur tous vos appareils et sessions. Les rendez-vous créés à la voix (Voice-Mail), pris par téléphone (Réceptionniste IA) ou via votre lien de réservation apparaissent automatiquement, et l'assistant IA voit exactement le même agenda que vous.

12.9 Suggestions IA « À planifier » & résumé du jour

En haut du calendrier, le résumé du jour affiche vos RDV, vos emails à relancer et vos documents non consultés. L'IA repère vos emails envoyés restés sans réponse et propose des créneaux de relance priorisés (urgente / haute / normale).

Rien n'est jamais ajouté à votre agenda sans votre validation.

12.10 Focus, conflits & tampon

12.11 Lien de réservation public

Bouton « Réservation » : activez un lien public (type Calendly) du format elixmail.fr/rdv/… où vos contacts réservent un créneau parmi vos disponibilités. Réglages : durée, jours, heures, tampon, maximum par jour, horizon.

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Sécurité

URL secrète non devinable, seuls les créneaux libres sont visibles (jamais le détail de vos rendez-vous), protection anti-robots, limite de requêtes et plafond de réservations par jour. Chaque réservation apparaît directement dans votre agenda.

12.12 Synchronisation Google / Apple / Outlook (ICS)

Bouton « Sync » :

13

Bloc-notes & Tableur

Outils collaboratifs intégrés

13.1 Notes libres

Créez des notes pour :

Les notes sont synchronisées automatiquement et accessibles partout.

13.2 Tableur intégré

Un véritable tableur dans Elixmail :

13.3 Export PDF

Exportez vos notes et tableaux en PDF pour partage ou archivage.

14

CRM & Contacts

Gérez vos relations clients efficacement

14.1 Carnet d'adresses enrichi

Chaque contact contient :

14.2 Détection auto nouveaux contacts

Elixmail vous propose d'ajouter automatiquement les nouveaux expéditeurs à votre carnet.

14.3 Historique d'échanges complet

Pour chaque contact, visualisez :

14.4 Notes personnelles

Associez des notes à chaque contact :

14.5 Next Best Action IA Pro

Pour chaque contact, l'IA suggère :

14.6 Utilisation quotidienne

Workflow typique :

  1. Recevez un email d'un contact
  2. Cliquez sur son profil
  3. Visualisez l'historique complet
  4. Lisez les notes personnelles
  5. Consultez les suggestions IA (Next Best Action)
  6. Répondez avec tout le contexte en main
15

Pipeline Commercial

Visualisez votre vente avec Kanban

15.1 Pipeline visuel drag & drop Pro

Un kanban intégré avec :

15.2 Archivage Gagné/Perdu

15.3 Créer un deal

  1. Cliquez "+ Nouveau deal"
  2. Renseignez : nom du deal, montant, contact, description
  3. Le deal apparaît dans la colonne "Prospect"
  4. Glissez-le vers la colonne appropriée (Qualifié, Proposition, etc.)

15.4 Disponibilité

Le Pipeline Commercial est inclus dans :

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Score d'intention IA

Identifiez les opportunités commerciales

16.1 Détection auto

L'IA assigne automatiquement un badge à chaque email :

16.2 Badges visuels

16.3 Synergie Pipeline

Workflow commercial complet :

  1. Recevez un email avec badge "Achat" (rouge)
  2. Cliquez "Créer un deal depuis cet email"
  3. Le deal s'ajoute automatiquement au pipeline
  4. Déplacez-le dans la colonne appropriée
  5. Suivez la progression jusqu'à closing

16.4 Disponibilité

17

Courrier Recommandé LRAR

Envoyez des courriers officiels depuis Elixmail

17.1 Envoi depuis Elixmail ProBusiness

Via MySendingBox, Elixmail vous permet d'envoyer du courrier officiel LRAR avec accusé de réception.

17.2 Étape 1 - Adresses

Renseignez :

17.3 Étape 2 - Contenu

17.4 Étape 3 - Options

17.5 Étape 4 - Récapitulatif

Avant envoi, vérifiez :

Cliquez "Confirmer et envoyer" pour finaliser.

17.6 Wallet prépayé

17.7 Suivi temps réel

Suivi de votre courrier LRAR :

17.8 Tarification

Exemple de prix (actualisé selon MySendingBox) :

17.9 Disponibilité

Courrier Recommandé LRAR :

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Réceptionniste IA Téléphonique

Votre standard téléphonique intelligent, disponible 24h/24

Présentation

Le Réceptionniste IA est un standard téléphonique automatisé qui répond aux appels entrants sur un numéro dédié. Il accueille vos clients, prend les messages, gère les demandes de rendez-vous, transcrit automatiquement chaque conversation et peut transférer l'appel à un humain si nécessaire.

Disponibilité : Forfaits Pro et Business

Guide de configuration pas à pas

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Démarrage rapide

Suivez ces 6 étapes pour configurer votre réceptionniste en moins de 10 minutes.

Étape 1 — Accéder à la page Réceptionniste

Connectez-vous à Elixmail, puis cliquez sur « Réceptionniste IA » dans le menu latéral gauche (icône téléphone). Vous arrivez sur la page avec 4 onglets : Configuration, Numéros, Appels et Statistiques.

Étape 2 — Choisir un modèle métier

Dans l'onglet Configuration, commencez par sélectionner un modèle métier adapté à votre activité. 6 modèles sont disponibles :

Le modèle pré-remplit automatiquement le message d'accueil et les instructions de l'IA. Vous pouvez ensuite les personnaliser.

Étape 3 — Personnaliser la configuration

Renseignez les champs suivants :

Cliquez sur « Sauvegarder la configuration » pour enregistrer vos paramètres.

Étape 4 — Acheter un numéro de téléphone

Allez dans l'onglet Numéros, puis :

info

Numéros français (+33)

Pour acheter un numéro français, la réglementation Twilio exige un dossier de conformité. Cliquez sur « Dossier réglementaire » et renseignez : le nom de la société, le numéro SIRET, et l'adresse du siège social. Le dossier est soumis à Twilio pour validation (généralement sous 24-48 h). Une fois approuvé, vous pourrez acheter des numéros +33.

Étape 5 — Configurer le relais humain (optionnel)

Dans l'onglet Configuration, la section « Relais Humain / Transfert d'appel » permet de transférer les appels vers un humain. Renseignez :

Laissez le numéro de transfert vide pour désactiver cette fonctionnalité.

Étape 6 — Tester votre réceptionniste

Une fois la configuration enregistrée et le numéro acheté :

Fonctionnement technique

Le système fonctionne en temps réel selon cette chaîne :

Relais humain et transfert d'appel

Le Réceptionniste IA peut transférer un appel en cours vers un numéro humain dans 3 situations :

Pendant le transfert, l'IA joue un message de transition, puis l'appel est redirigé via Twilio vers le numéro configuré. La transcription et le résumé de la partie IA sont sauvegardés normalement.

Intégration CRM automatique

Après chaque appel, le Réceptionniste IA analyse automatiquement la transcription et :

Intégration Calendrier

Lorsqu'un appelant demande un rendez-vous :

Alertes et notifications

À chaque fin d'appel, vous recevez un email détaillé contenant :

Suivi automatique de l'appelant

Si l'appelant a communiqué son adresse email, il reçoit automatiquement un email de confirmation au nom de votre entreprise avec le récapitulatif de sa demande, les détails du RDV s'il en a demandé un, et une invitation à vous recontacter si besoin. Cet email est envoyé avec votre adresse en reply-to.

Extraction intelligente des données

L'IA analyse chaque conversation pour en extraire automatiquement :

Tarification

Le Réceptionniste IA fonctionne avec le wallet prépayé :

Bon à savoir : vous ne payez que les minutes d'appels réellement reçus. La ligne est disponible 24/7 mais ne coûte rien tant que personne n'appelle. Exemple : un message de 2 min ≈ 0,07 €. Un artisan recevant ~20 appels de 2 min/mois → ≈ 1,40 €/mois.

Sécurité et confidentialité

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Conseil pro

Commencez par le modèle « Personnalisé » et testez avec un appel de votre mobile. Ajustez le prompt système en fonction des réponses de l'IA. Pensez à configurer le mode « Absence » pour les périodes de vacances.

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Connexions IA — Claude & ChatGPT (Agent Connect)

Reliez votre assistant IA à Elixmail, en lecture seule et sous votre contrôle

Présentation

Agent Connect permet à un assistant IA (Claude ou ChatGPT, offres payantes) d’accéder à vos données Elixmail — affaires, contacts, agenda, emails — en lecture seule, et de préparer des brouillons de réponses ou de relances que vous seul envoyez. La connexion repose sur le standard ouvert MCP et un flux OAuth 2.1 sécurisé.

Disponibilité : à partir du forfait Solo

Connecter votre assistant

Claude (tous les plans, y compris gratuit — 1 connecteur en gratuit) : Réglages → Connecteurs → Ajouter un connecteur personnalisé → collez https://mcp.elixmail.fr/mcp. Claude s’enregistre seul, puis connexion Elixmail (lien magique) + consentement.

ChatGPT (offre payante — Plus, Pro, Business/Enterprise ; pas le compte gratuit) : activez d’abord le Mode développeur (Réglages → Sécurité et connexion), puis Plugins → Créer une application → Nom « Elixmail », URL https://mcp.elixmail.fr/mcp, Authentification OAuth → cochez l’avertissement de risque → Créer → Se connecter avec Elixmail (lien magique) → Autoriser. Voir le tutoriel illustré ChatGPT & Claude (captures pas à pas).

Comptes ChatGPT gratuits : accès direct indisponible ; une app Elixmail publiée dans ChatGPT est à l’étude.

Dans l’application, le menu « Connexions IA » récapitule tout et donne accès à la gestion.

Ce que l’assistant peut faire

Sécurité & contrôle

Hub Connect — connecter vos outils (Pro)

Dans l’autre sens, Elixmail peut se connecter à votre CRM ou vos documents (Pipedrive, HubSpot, Notion, Google Drive) pour enrichir vos brouillons : quand vous répondez ou relancez un client, Elixmail récupère le contexte (dernier devis, montant, relances) et prépare une réponse déjà personnalisée. Lecture seule, rien n’est envoyé sans vous ; les données tierces sont traitées comme des données, jamais comme des instructions. Menu « Connexions IA » → « Connecter mes outils ». Inclus dès le forfait Pro. Voir la page Hub Connect.

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Sécurité & Conformité

Votre protection est notre priorité

18.1 Authentification

18.2 Rate limiting

18.3 Conformité légale

18.4 Vérification email

Elixmail vérifie automatiquement :

18.5 Pages légales

Consultez depuis l'interface :

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🔐 Votre sécurité

Elixmail ne stocke jamais vos mots de passe IMAP. Vous restez toujours en contrôle de vos données. Nous utilisons le chiffrement SSL/TLS pour toutes les connexions.

19

Personnalisation

Adaptez Elixmail à votre style

19.1 Thème sombre

Elixmail active le mode sombre par défaut pour réduire la fatigue oculaire. Changez-le en mode clair dans les Paramètres.

19.2 Paramètres généraux

19.3 Préférences email

19.4 Gestion des comptes

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Envoi Mail Crypté

Envoyez des emails cryptés avec chiffrement AES-256-CBC

20.1 Présentation générale

La messagerie chiffrée d'Elixmail est une fonctionnalité de sécurité avancée qui permet d'envoyer des emails dont le contenu est chiffré en AES-256 avec l'algorithme AES-256-CBC (Advanced Encryption Standard, clé de 256 bits, mode Cipher Block Chaining). C'est le même standard de chiffrement utilisé par les institutions bancaires, les agences gouvernementales et les forces armées à travers le monde.

Contrairement à un email classique qui transite en clair (ou simplement protégé par TLS en transit), un message chiffré Elixmail est illisible sans le code PIN, même si quelqu'un intercepte les données sur le serveur ou en transit.

Inclus gratuitement dans tous les forfaits

Solo, Pro et Business — aucun surcoût, aucune limite d'envoi. La confidentialité est un droit, pas une option payante.

20.2 Architecture technique du chiffrement

Voici le fonctionnement technique détaillé, étape par étape :

Étape 1 — Chiffrement côté serveur

Étape 2 — Protection par code PIN

Étape 3 — Génération du lien sécurisé

Étape 4 — Déchiffrement à la lecture

20.3 Guide pas-à-pas — Expéditeur

1. Activer le mode chiffré

Dans le composeur d'email, repérez le bouton Chiffrer (icône cadenas) dans la barre d'actions, à côté du tracking et des autres options. Cliquez dessus :

2. Rédiger le message

Rédigez votre email normalement :

3. Envoyer

Au clic sur Envoyer, Elixmail effectue automatiquement :

4. Gérer vos messages chiffrés

Depuis votre interface Elixmail, vous pouvez :

20.4 Guide pas-à-pas — Destinataire

Le destinataire n'a pas besoin de compte Elixmail. Voici ce qu'il voit :

1. Email de notification reçu

Le destinataire reçoit dans sa boîte email classique (Gmail, Outlook, etc.) un email contenant :

2. Page de lecture sécurisée

En cliquant sur le lien, une page élégante s'ouvre avec :

3. Message déchiffré

Après saisie du PIN correct :

4. Messages d'erreur possibles

20.5 Paramètres de sécurité détaillés

Paramètre Valeur Détail
Algorithme AES-256-CBC Advanced Encryption Standard, clé 256 bits, mode CBC
Taille de clé 256 bits (32 octets) 2256 combinaisons possibles — impossible à forcer par brute-force
Vecteur d'init. (IV) 128 bits (16 octets) Unique par message, garantit des chiffrés distincts pour des textes identiques
Hash du PIN SHA-256 Le PIN n'est jamais stocké en clair, uniquement son empreinte SHA-256
Expiration 7 jours Après 7 jours, le message ne peut plus être déchiffré
Lectures max 10 lectures Après 10 consultations, le message est automatiquement verrouillé
Révocation Instantanée L'expéditeur peut couper l'accès à tout moment, effet immédiat
ID message UUID v4 Identifiant universel unique, non prédictible et non séquentiel

20.6 Comparaison avec un email classique

Critère Email classique Elixmail Chiffré
Contenu en transit TLS (si supporté) AES-256 + TLS
Contenu au repos Texte clair sur le serveur Chiffré AES-256 en BDD
Protection par mot de passe Non PIN 6 chiffres (hashé SHA-256)
Expiration automatique Non (reste pour toujours) 7 jours puis auto-destruction
Révocation possible Non (impossible une fois envoyé) Oui, instantanée
Limite de lectures Illimité 10 max (configurable)
Compte requis pour lire Oui (webmail/client) Non — navigateur suffit

20.7 Cas d'usage recommandés

Juridique & Conformité

Commercial & Business

IT & Technique

Personnel

20.8 Garanties de sécurité

20.9 Limites connues et transparence

20.10 Questions fréquentes

Le destinataire doit-il avoir un compte Elixmail ?

Non. Le destinataire n'a besoin que d'un navigateur web et du code PIN. Aucune inscription, aucun téléchargement, aucune extension.

Que voit le destinataire dans sa boîte mail ?

Un email de notification d'Elixmail contenant un lien et le code PIN. L'objet et le contenu réels du message ne sont pas visibles dans l'email de notification — ils sont accessibles uniquement via le lien sécurisé après saisie du PIN.

Puis-je envoyer le PIN séparément ?

Oui, c'est même recommandé pour une sécurité maximale. Le PIN s'affiche dans un toast de confirmation après l'envoi. Vous pouvez le noter et le transmettre par SMS, téléphone ou messagerie instantanée.

Que se passe-t-il après 7 jours ?

Le message expire automatiquement et devient définitivement illisible, même avec le bon PIN. Les données chiffrées restent en base mais ne peuvent plus être déchiffrées via l'API.

Puis-je révoquer un message après l'avoir envoyé ?

Oui, à tout moment. La révocation est instantanée et irréversible. Le destinataire verra un message "Ce message a été révoqué par l'expéditeur".

Le message est-il supprimé après expiration ?

Les métadonnées (date, expéditeur, destinataire) sont conservées pour l'historique. Le contenu chiffré reste en base mais l'API refuse le déchiffrement après expiration, rendant les données inutilisables.

Est-ce conforme au RGPD ?

Oui. Le chiffrement AES-256 est une norme de chiffrement largement reconnue comme mesure technique appropriée pour la protection des données personnelles. L'expiration automatique et la révocation participent au principe de minimisation des données.

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Plans et tarification

Choisissez le plan adapté à vos besoins

20.1 Solo Solo

9€/mois ou 95€/an (économies : -13%)

Idéal pour les freelances et indépendants.

Inclut :

20.2 Pro Pro

19€/mois

Parfait pour les commerciaux et professionnels exigeants.

Tout du plan Solo, plus :

20.3 Business Business

45€/mois

Conçu pour les PME et équipes collaboratives.

Tout du plan Pro, plus :

Tableau comparatif

Fonctionnalité Solo Pro Business
Prix/mois 9€ 19€ 45€
IA basique ✓ Avancée ✓ Avancée
Daily Briefing
Voice-Mail & commandes vocales
Tracking avancé Basique ✓ + Custom domain ✓ + Custom domain
Relances automatiques Simples ✓ Intelligentes ✓ Intelligentes
CRM & Contacts ✓ Basique ✓ Avancé + NBA ✓ Avancé + NBA
Pipeline Commercial ✓ Illimité
Courrier LRAR
Réceptionniste IA Téléphonique
Connexions IA (Agent Connect)
Hub Connect (CRM, documents)
Calendrier & SMS Basique ✓ Avancé + SMS ✓ Avancé + SMS
Multi-utilisateurs 1 seul 1 seul ✓ 5 utilisateurs
API ✓ Avancée
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FAQ & Dépannage

Solutions aux problèmes courants

Mes emails ne se chargent pas

Solution :

L'IA ne catégorise pas mes emails

Solution :

Voice-Mail ne fonctionne pas

Solution :

Tracking ne s'affiche pas

Solution :

Relance non envoyée

Solution :

Les signatures ne s'insèrent pas

Solution :

Les alertes SMS ne sont pas reçues

Solution :

Comment puis-je exporter mes données ?

Solution :

Besoin d'aide supplémentaire ?

Contactez-nous :

help

💬 Questions fréquentes

Consultez aussi notre centre d'aide en ligne avec tutoriels vidéo et documentation détaillée.