Notice d'Utilisation - ElixMail

ElixMail est un assistant email professionnel propulsé par l'IA qui centralise toutes vos boîtes mail dans une interface unique et intuitive. Conçu pour les commerciaux, freelances et équipes, ElixMail combine intelligence artificielle, automatisation et outils collaboratifs pour optimiser votre productivité.

Pré-requis

Navigateur moderne: Chrome, Firefox, Edge, Safari (dernières versions)
Connexion internet: Requise en permanence pour la synchronisation
Compte email: Gmail (via OAuth 2.0) ou IMAP (Outlook, Orange, Free, SFR, OVH, Ionos, etc.)
Microphone optionnel: Pour la fonctionnalité Voice-Mail et les commandes vocales
Disponible sur: Application web (elixmail.fr), Android via Google Play et Microsoft Marketplace

Fonctionnalités principales

Boîte de réception unifiée: Filtrage, recherche et catégorisation par IA
Assistant IA: Résumés, brouillons, analyse de sentiment, traduction (11 langues)
Voice-Mail: 30+ commandes vocales, dictée, messages vocaux
Tracking d'ouverture: Multi-format (GIF, PNG, JPEG, SVG, WebP) et clics
Relances automatiques: Avec garde-fous anti-spam configurables
CRM intégré: Carnet contacts, historique d'échanges, Next Best Action
Pipeline Commercial: Kanban drag & drop pour la gestion des deals
Score d'intention IA: Badges commerciaux (Achat, Intérêt, Urgence, Devis)
Courrier Recommandé LRAR: Envoi directement depuis ElixMail via MySendingBox
Calendrier & Alertes SMS: Gestion d'agenda intégrée avec notifications SMS
Signatures professionnelles: Multiples avec tracking des clics
Visioconférence Jitsi Meet: Créez des liens visio sécurisés directement depuis vos emails et votre calendrier
Bloc-notes & Tableur: Outils collaboratifs intégrés

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💡 Conseil

ElixMail s'améliore avec le temps. Plus vous l'utilisez, plus l'IA apprend vos habitudes et affine ses suggestions. N'hésitez pas à corriger les catégorisations pour optimiser vos futures interactions.

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Nouveautés NEW

Les dernières fonctionnalités — guide pas à pas pour bien démarrer

1. Connexion Microsoft / Outlook 365 NEW

Reliez votre boîte Outlook ou Microsoft 365 à Elixmail, en plus de Gmail et IMAP.

Cliquez sur « Connexion » en haut à droite (ou allez sur elixmail.fr/login).
Cliquez sur le bouton « Connexion Microsoft ».
Une fenêtre Microsoft s'ouvre : saisissez votre adresse Outlook / Microsoft 365 et votre mot de passe (sur le site de Microsoft, jamais sur Elixmail).
Microsoft demande d'autoriser Elixmail (lire/envoyer vos emails, agenda) : cliquez sur « Accepter ».
Vous revenez sur Elixmail : votre boîte Outlook est connectée et vos emails s'affichent.

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Bon à savoir

Elixmail ne voit ni ne conserve votre mot de passe. Vous pouvez déconnecter le compte quand vous voulez dans Réglages.

2. Import des contacts en 1 clic NEW

Créez automatiquement votre carnet de contacts à partir de vos emails.

Dans le menu de gauche, ouvrez « Contacts ».
Cliquez sur le bouton « Importer depuis ma boîte mail ».
Elixmail parcourt vos emails reçus et envoyés et crée une fiche par correspondant (nom + adresse).
Patientez quelques secondes : les contacts apparaissent dans la liste.

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Bon à savoir

Pas de doublon : un contact déjà présent est simplement mis à jour. Vous pouvez modifier ou supprimer une fiche ensuite.

3. Séquences multicanal NEW

Des relances automatiques qui s'enchaînent : email, puis SMS, puis appel IA — jusqu'à la réponse.

Ouvrez une affaire (page Pipeline) ou une fiche contact.
Cliquez sur l'icône « Enrôler dans une séquence ».
Choisissez la séquence voulue (ex. relance de devis).
Elixmail envoie la 1re étape (email). Sans réponse, il passe à la 2e (SMS), puis à la 3e (appel IA), en respectant les horaires de bureau.
Dès que la personne répond, la séquence s'arrête toute seule.

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Bon à savoir

Vous activez et réglez les séquences dans la page « Séquences ». Les SMS et appels sont décomptés de votre wallet prépayé.

4. Relance d'impayés & courrier recommandé (LRAR) NEW

Relancez vos impayés et, si besoin, envoyez une lettre recommandée avec accusé de réception — sans quitter Elixmail.

Préparez votre relance (modèle d'email ; un calculateur de pénalités de retard est disponible).
Pour la lettre recommandée, ouvrez la fonction « Courrier Recommandé (LRAR) ».
Importez votre PDF (devis, facture, mise en demeure) ou saisissez le texte.
Renseignez l'adresse postale du destinataire et validez.
Elixmail envoie le courrier via La Poste ; vous suivez l'acheminement et récupérez l'accusé de réception en temps réel.

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Bon à savoir

Forfait Pro et Business. Coût : prix réel La Poste + 1,90 € de service, prélevé sur votre wallet prépayé.

5. Réceptionniste IA téléphonique NEW

Un standard téléphonique tenu par une IA, 24h/24, qui répond à votre place.

Activez la fonction dans Réglages : vous recevez un numéro de téléphone français dédié.
Choisissez l'accueil adapté à votre métier (médical, restaurant, immobilier, juridique, artisan…).
Quand un client appelle, l'IA répond, prend les rendez-vous (ajoutés à votre agenda) et crée une fiche CRM de l'appelant.
Vous recevez un email en temps réel avec le résumé de l'appel.
Retrouvez l'historique, les transcriptions et les appels urgents dans la section « Réceptionniste IA ».

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Bon à savoir

Transfert vers un humain possible (3 modes). Facturation à l'usage via le wallet.

6. Boîte partagée en équipe (offre Business) NEW

Gérez une boîte mail à plusieurs, sans vous marcher dessus.

Avec l'offre Business, allez dans Réglages > Équipe et invitez vos coéquipiers.
Attribuez un email à la bonne personne (assignation).
Ajoutez des notes internes : visibles par l'équipe, jamais envoyées au client.
Suivez l'avancement de chaque email : à traiter / en cours / fait.

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Bon à savoir

Un verrou de rédaction empêche que deux personnes répondent en même temps au même message.

7. Mode hors-ligne NEW

Consultez vos emails même sans connexion internet.

Ouvrez Elixmail au moins une fois en étant connecté (vos derniers emails sont mis en mémoire).
Si vous perdez la connexion (avion, métro…), l'application s'ouvre quand même et affiche votre boîte de réception en cache.
Dès que la connexion revient, tout se synchronise automatiquement.

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Bon à savoir

Lecture hors-ligne disponible. L'écriture hors-ligne en file d'attente arrivera prochainement.

8. Installable sur iPhone & iPad NEW

Installez Elixmail comme une vraie application, sans passer par un store.

Ouvrez elixmail.fr dans Safari.
Touchez le bouton « Partager » (le carré surmonté d'une flèche, en bas de l'écran).
Faites défiler et touchez « Sur l'écran d'accueil ».
Touchez « Ajouter » en haut à droite.
L'icône Elixmail apparaît sur votre écran d'accueil : ouvrez-la, l'app s'affiche en plein écran.

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Bon à savoir

Sur Android : menu de Chrome (⋮) > « Ajouter à l'écran d'accueil ». Sur ordinateur : icône d'installation dans la barre d'adresse.

9. API publique & Zapier NEW

Connectez Elixmail à plus de 6 000 applications (Google Sheets, Slack…) via Zapier.

Allez dans Réglages > « API & Intégrations ».
Cliquez sur « Générer une clé API » et copiez-la (gardez-la secrète).
Dans Zapier, créez un « Zap », cherchez « Elixmail » et collez votre clé pour connecter le compte.
Choisissez un déclencheur (ex. nouveau contact) ou une action (ex. envoyer un email).

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Bon à savoir

Vous pouvez révoquer une clé à tout moment. Une limite de requêtes par minute s'applique.

Premiers pas

Configurez votre compte en quelques minutes

2.1 Création de compte avec Magic Link

ElixMail utilise un système d'authentification sans mot de passe pour plus de sécurité :

Entrez votre adresse email sur la page d'accueil
Recevez un Magic Link dans votre boîte mail
Cliquez sur le lien pour activer votre session
Votre session est maintenant active via un jeton sécurisé (JWT)

2.2 Connexion Gmail via OAuth 2.0

Cliquez sur le bouton "Connexion Gmail"
Une fenêtre Google OAuth s'ouvre
Autorisez ElixMail à accéder à votre compte Gmail
Aucun mot de passe n'est transmis à ElixMail
L'accès se fait en lecture et envoi via IMAP sécurisé

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🔒 Sécurité

Google OAuth est la méthode la plus sécurisée. Votre mot de passe reste confidentiel et vous conservez le contrôle total de vos données.

2.3 Connexion IMAP (Outlook, Orange, Free, SFR, OVH, Ionos...)

Entrez votre adresse email et mot de passe IMAP
ElixMail détecte automatiquement votre fournisseur
Les paramètres serveur (MX) sont pré-remplis
Compatible avec 20+ fournisseurs d'email

2.4 Auto-détection MX

ElixMail interroge automatiquement les enregistrements MX (Mail eXchange) de votre domaine pour :

Pré-remplir les serveurs IMAP et SMTP
Détecter les bons ports (143, 587, 465)
Configurer le chiffrement (STARTTLS, SSL)

2.5 Après première connexion

Chargement des emails: Vos messages se chargent progressivement
Catégorisation IA: L'IA commence à analyser et catégoriser vos emails
Tableau de bord: Visualisez vos statistiques (emails reçus, engagements, relances)
Personnalisation: Accédez aux Paramètres pour configurer vos préférences

2.6 Connexion rapide par code PIN

Pour éviter d'ouvrir votre boîte mail à chaque connexion, vous pouvez définir un code PIN à 6 chiffres propre à votre appareil. La reconnexion se fait alors en tapant votre adresse puis votre code, comme avec Google.

Comment le mettre en place

Juste après le Magic Link : un écran « Créer un code de connexion » s'affiche → choisissez vos 6 chiffres.
Ou à tout moment : Paramètres → Paramètres généraux → « Code de connexion rapide » (créer, modifier ou désactiver le code).

À la connexion suivante

Sur la page de connexion, votre adresse est pré-remplie et un clavier numérique apparaît.
Tapez vos 6 chiffres → accès direct, sans ouvrir votre boîte mail.

key

Conditions requises

Le clavier de code n'apparaît que sur un appareil de confiance : ce navigateur précis, sur lequel vous vous êtes déjà connecté une fois (Magic Link ou Google) et où vous avez créé le code. Sur un nouvel appareil, un autre navigateur, en navigation privée, ou après vidage des données du site, il faut repasser une fois par le Magic Link. L'appareil reste de confiance 90 jours, renouvelés à chaque connexion.

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Sécurité

Le code est haché côté serveur (jamais stocké en clair ni dans le navigateur) et ne fonctionne jamais seul depuis un appareil inconnu. Après 5 essais erronés, le code est bloqué 15 minutes et vous pouvez vous reconnecter via le Magic Link. Le Magic Link reste disponible à tout moment : première connexion, nouvel appareil, code oublié.

Boîte de réception

Maîtrisez l'organisation de vos emails

3.1 Navigation et vues

Chaque email dans votre boîte affiche :

Expéditeur: Nom ou adresse email
Objet: Titre du message
Extrait: Aperçu du contenu
Date: Réception de l'email
Indicateur PJ: Icône si pièces jointes
Badge catégorie IA: Personnel, Pro, Marketing, Transactionnel, Social, Newsletter, Spam, Autre
Badge sentiment: Positif, Négatif, Neutre, Urgent
Badge score d'intention: Achat, Intérêt, Urgence, Devis, Relance, Question
Statut tracking: Ouvert/Non ouvert, clics détectés

3.2 Filtrage par catégorie

Tous: Affiche tous les emails
Non lus: Emails non consultés
Importants: Emails prioritaires selon l'IA
Envoyés: Vos messages envoyés
Catégories IA: 8 catégories automatiques
Labels personnalisés: Créez vos propres labels avec 12 couleurs

3.3 Recherche textuelle

Recherchez rapidement dans :

Objet des emails
Adresses email des expéditeurs
Corps du message
Résultats instantanés avec surlignage

3.4 Pagination

20 emails par page pour une consultation optimale. Navigation rapide entre les pages avec boutons Précédent/Suivant.

3.5 Sélection en masse

Utilisez les cases à cocher pour effectuer des actions en masse :

Supprimer plusieurs emails
Archiver
Marquer comme lu/non lu
Catégoriser
Ajouter des labels

3.6 Cache intelligent double couche

ElixMail utilise un système de cache avancé :

Couche 1 (Mémoire): Chargement quasi-instantané
Couche 2 (IndexedDB): Stockage persistant pour accès hors-ligne
Synchronisation arrière-plan: Mise à jour continue
Rafraîchissement forcé: Bouton pour forcer la synchronisation manuelle

Lire un email

Consultez vos messages en toute sécurité

4.1 Rendu HTML sécurisé

ElixMail affiche le contenu HTML de vos emails avec une sanitisation XSS complète pour vous protéger contre les menaces de sécurité. Tous les scripts malveillants sont automatiquement supprimés.

4.2 Pièces jointes avec aperçu

Aperçu images: PNG, JPEG, GIF, WebP affichées directement
Téléchargement MIME correct: Format respecté lors du téléchargement
Icônes par type: Identifiez rapidement le format (PDF, DOC, XLS, etc.)

4.3 Images CID intégrées

Les images embarquées avec Content-ID (CID) sont affichées correctement, même sans accès internet.

4.4 Fallback texte

Pour les très gros fichiers HTML, ElixMail propose automatiquement une version texte lisible pour améliorer la performance.

Envoyer un email

Composez et envoyez avec style

5.1 Composition

Remplissez les champs standard :

À: Destinataires principaux
Cc: Copie conforme
Cci: Copie cachée
Objet: Titre du message
Corps: Composez avec l'éditeur riche

5.2 Éditeur riche 12 polices

Formatage: Gras, italique, souligné, barré
12 polices professionnelles: Arial, Courier, Georgia, Times New Roman, Trebuchet MS, Verdana, et autres
Taille ajustable: 8px à 72px
Couleurs texte/fond: Palette complète
Listes: À puces ou numérotées
Liens hypertextes: Insérez des URLs
Emojis: Accès à une large palette

5.3 Pièces jointes et images CID

Drag & drop: Glissez-déposez des fichiers
Images CID intégrées (Pro): Insérez des images directement dans le message
Aperçu avant envoi: Vérifiez votre message complet

5.4 Adresse d'envoi (SendAs)

Si vous avez plusieurs comptes email, choisissez l'adresse expéditrice pour chaque envoi. C'est particulièrement utile pour les équipes ou multi-domaines.

5.5 Répondre et Transférer

Répondre: Répond au seul expéditeur
Répondre à tous: Répond à tous les destinataires
Transférer: Envoie le message à un nouveau destinataire
Historique en thread: Conversation complète visible
Citation auto: Le message original est cité automatiquement

5.6 Signature automatique

Votre signature est insérée automatiquement à chaque envoi. Personnalisez-la dans les Paramètres (nom, titre, téléphone, logo, liens sociaux).

5.7 Tracking d'ouverture auto

Un pixel de tracking est inséré automatiquement dans chaque email envoyé à condition d'avoir créé une signature avec le tracking activé (Paramètres > Signatures). Désactivable email par email ou globalement.

5.8 Stratégies d'envoi

Envoi immédiat: Envoie le message tout de suite
Envoi différé: Planifiez l'envoi pour plus tard
Choix format pixel: GIF, PNG, JPEG, SVG ou WebP
Headers conformité auto: SPF, DKIM, DMARC configurés

5.9 Conformité anti-spam

ElixMail ajoute automatiquement :

Headers List-Unsubscribe: Pour respecter CAN-SPAM
Vérification SPF/DKIM/DMARC: Améliore la délivrabilité
Détection spam: Analyse préventive de votre message

Gestion des emails

Organisez vos messages efficacement

6.1 Actions de base

Marquer lu/non lu: Suivez l'état de lecture
Important: Épinglez les emails prioritaires
Supprimer: Envoyez à la corbeille
Archiver: Masquez sans supprimer

6.2 Catégorisation IA

8 catégories automatiques assignées par l'IA :

Personnel: Emails privés
Pro: Emails professionnels
Marketing: Newsletters et promotions
Transactionnel: Confirmations de commande, reçus
Social: Réseaux sociaux
Newsletter: Abonnements
Spam: Emails indésirables
Autre: Non classé

6.3 Sous-catégories

Créez des sous-catégories personnalisées pour un classement encore plus fin. Par exemple, dans "Pro", créez "Clients", "Fournisseurs", "Interne", etc.

6.4 Archives avancées

8 labels par défaut: Pré-configurés
Labels personnalisés: Créez les vôtres
12 couleurs: Identifiez rapidement
Multi-labels: Un email peut avoir plusieurs labels
Filtrage avec compteurs: Voyez combien d'emails par label
Opérations bulk: Appliquez des labels à plusieurs emails

6.5 Corbeille fusionnée

La corbeille combine automatiquement les éléments supprimés localement et sur le serveur distant. Vous pouvez restaurer les emails supprimés accidentellement.

Intelligence Artificielle

Exploitez la puissance de l'IA pour votre productivité

7.1 Chat IA contextuel

Discutez directement avec l'IA dans ElixMail :

Questions sur vos emails: "Qui a envoyé l'email sur le projet X?"
Reformulation: "Réécris cet email de manière plus amicale"
Suggestions d'actions: "Que devrais-je faire avec cet email?"
Analyse ton/intention: "Quel est le sentiment de ce message?"

7.2 Résumés automatiques

En un clic, obtenez un résumé de :

Un email unique
Une conversation complète (thread)
Vos emails importants du jour

7.3 Brouillons IA (3 tons)

Générez des réponses automatiques dans 3 styles différents :

Professionnel: Formel et structuré
Neutre: Équilibré et courtois
Amical: Chaleureux et accessible

Vous choisissez celui qui vous convient, puis l'éditez avant envoi.

7.4 Catégorisation auto

Chaque email reçoit automatiquement une catégorie (Personnel, Pro, Marketing, etc.) sans aucune action de votre part.

7.5 Analyse de sentiment

L'IA analyse le ton de chaque email :

Positif (🟢): Enthousiasme, satisfaction
Négatif (🔴): Insatisfaction, colère
Neutre (🟡): Informatif, factuel
Urgent (⚡): Demande immédiate

7.6 Priorisation intelligente

ElixMail combine :

Sentiment de l'email
Urgence détectée
Votre historique d'engagement

pour vous proposer les emails les plus importants en premier.

7.7 Traduction 11 langues

Traduction instantanée en :

Anglais, Espagnol, Allemand, Italien, Portugais
Néerlandais, Chinois, Japonais, Arabe, Russe, Français

7.8 Daily Briefing IA Pro

Chaque matin, recevez un résumé automatique contenant :

Vos emails importants du jour
Actions suggérées par l'IA
Relances à prévoir
Statistiques quotidiennes

7.9 Contrôle total

L'IA propose, vous décidez. Chaque suggestion de l'IA est relue et validée par vous avant d'être appliquée. Vous gardez le contrôle total de vos données et actions.

7.10 Assistant connecté à toute votre activité

L'Assistant IA (chat) et le Voice-Mail sont reliés à vos vraies données et répondent à des questions sur l'ensemble de l'application :

Tracking : « combien d'emails ai-je trackés ? », « quel est mon taux d'ouverture, mes clics, mes rebonds ? »
Documents : « qui a consulté ma proposition / mon devis ? », « quels documents ne sont pas encore ouverts ? »
Relances : « qui dois-je relancer ? », « combien d'emails sans réponse ? »
Pipeline : « montant total du pipeline », « combien de deals par étape », « taux de conversion »
CRM / contacts : « mes contacts à fort engagement », « combien de contacts ? »
Réceptionniste IA : « combien d'appels ? », « résumé des derniers appels »
Briefing : « fais le point » donne la synthèse du jour (non lus, à relancer, documents consultés, deals, rendez-vous)

Actions assistées (avec confirmation)

L'assistant peut aussi agir, toujours après une confirmation explicite (« tu confirmes ? ») :

Créer un deal — « crée un deal pour [client] à 5000 € »
Ajouter un contact — « ajoute le contact … »
Faire avancer un deal — « passe le deal [X] en négociation / gagné »
Ajouter une note à un contact — « ajoute une note pour [X] : … »

Aucune action n'est exécutée sans votre validation : vous voyez exactement ce qui va changer avant de confirmer.

Voice-Mail & Commandes vocales

Contrôlez ElixMail à la voix

8.1 Commandes vocales (30+) en français et anglais

📖 Lecture & recherche :

"Lis mes emails"
"Cherche [terme]"
"Résume cet email"
"Résume la conversation"
"Quels sont mes emails urgents ?"
"Résumé de la journée"
"Mes statistiques"

✉️ Envoi & réponse :

"Envoie un email à [contact]"
"Réponds à cet email"
"Transfère cet email à [contact]"
"Propose-moi des réponses" (3 brouillons IA)
"Traduis en [langue]"

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Astuce : configurez vos contacts pour l’assistant vocal

Rendez-vous dans Paramètres > Carnet d’adresses et ajoutez vos contacts prédéfinis. Ils seront utilisés par l’assistant vocal lors de la sélection du destinataire pour l’envoi, la réponse ou le transfert de mail. L’IA ira chercher directement dans cette base de données vos contacts pour une expérience plus fluide et rapide.

📁 Organisation & gestion :

"Archive cet email"
"Marque comme lu/non lu"
"Reporte cet email" (snooze)
"Classe cet email"
"Rappelle-moi de..."
"Crée une tâche"

👥 CRM & calendrier :

"Crée un événement"
"Mets à jour le CRM"
"Cherche dans mes contacts"
"Relance [contact]"

🎤 Mode dictée & navigation :

"Mode dictée"
"Va à [section]"
"Actions en masse"

8.2 Épellation vocale

Pour les informations précises, utilisez l'épellation :

Alphabet français: "a, bé, cé, arobase, point"
Alphabet NATO: "Alpha, Bravo, Charlie" pour plus de clarté
Accumulation multi-tours: Dites les lettres progressivement
Symboles vocaux: "@" = "arobase", "." = "point", "-" = "tiret"

8.3 Mode patience

Le système vocale attend sans timeout abrupt. Vous pouvez parler naturellement sans vous dépêcher.

8.4 Message vocal par email

Enregistrez votre voix et envoyez-la par email :

Cliquez sur le bouton d'enregistrement
Parlez naturellement
Votre voix est transcrite automatiquement
Un fichier audio MP3 est joint au message
Envoyez depuis votre compte connecté

8.5 Bilingue français/anglais

ElixMail détecte automatiquement votre langue et comprend les deux en même temps. Mélangez le français et l'anglais librement.

Tracking & Suivi d'ouverture

Mesurez l'engagement sur vos emails

9.1 Pixel multi-format

ElixMail utilise plusieurs formats de pixel pour maximiser la détection :

GIF: Compatible avec tous les clients
PNG: Meilleure qualité
JPEG: Compression optimale
SVG: Vecteur scalable
WebP: Format moderne

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Important : Créez une signature avec tracking activé

Pour que le tracking d'ouverture fonctionne, vous devez d'abord créer une signature professionnelle avec tracking activé. Suivez les étapes ci-dessous.

Comment activer le tracking — Guide étape par étape

Créer une signature tracking

Rendez-vous dans Paramètres > Signatures et cliquez sur "Créer une signature". Activez l'option Tracking (interrupteur ON) sur cette signature.

Remplir les champs prédéfinis

Complétez les informations demandées : nom, poste, téléphone, email, adresse LinkedIn, etc.
Astuce : même si vous ne disposez pas de compte LinkedIn, il faut quand même remplir le champ (ne pas le laisser grisé) pour générer une adresse — elle sera fictive mais est utilisée par le pixel de tracking pour fonctionner correctement. Renseignez les autres champs comme indiqué.

Enregistrer votre signature

Cliquez sur Enregistrer. Votre signature tracking est maintenant prête à l'emploi.

Utiliser la signature tracking à l'envoi

Lorsque vous souhaitez envoyer, transférer ou répondre à un email et que vous voulez qu'il soit tracké : sélectionnez votre signature tracking dans le sélecteur de signatures du composeur, et assurez-vous que le bouton Tracking est bien sur ON.

Suivre les ouvertures

Une fois le mail envoyé, rendez-vous dans l'onglet Automatisation & Tracking dans la barre latérale pour suivre en temps réel les ouvertures, clics et statistiques de vos emails trackés.

9.2 Tracking de clics

Chaque lien dans vos emails est automatiquement tracké. ElixMail enregistre le nombre de clics et les informations sur les visiteurs.

9.3 Domaine personnalisable Pro

Utilisez votre propre domaine pour les pixels de tracking et URLs, donnant une meilleure délivrabilité et branding.

9.4 Statistiques temps réel

Consultez vos statistiques instantanément :

Taux d'ouverture global: Pourcentage des emails ouverts
Par email: Qui a ouvert votre message
Clics par lien: Lequel est le plus populaire
Historique complet: Horodatage, appareil, localisation
Graphiques visuels: Visualisez les tendances

9.5 Export CSV

Exportez toutes vos statistiques en CSV pour analyse dans Excel ou BI.

9.6 Suivi des documents joints

En plus du suivi des emails, ElixMail permet de suivre l'ouverture de vos documents (devis, propositions, pitch decks...). Lors de la rédaction, deux choix par fichier :

Joindre un fichier : pièce jointe classique, sans suivi.
Joindre + suivre : le document part sous forme de lien tracké (sur votre domaine de tracking) au lieu d'une pièce jointe. Vous pouvez aussi cocher « Suivi » sur un fichier déjà joint.

Pour chaque document tracké, le tableau de suivi affiche : consulté ou non, le nombre de consultations et la durée de consultation. Reposant sur un clic volontaire, ce signal est plus fiable que le pixel (insensible à Apple Mail Privacy Protection et au blocage d'images) et meilleur pour la délivrabilité qu'une pièce jointe lourde. Les PDF s'ouvrent dans le navigateur ; les autres formats sont proposés en téléchargement.

12.7 Visioconférence Jitsi Meet

ElixMail intègre un système de visioconférence via Jitsi Meet, une plateforme open source gratuite qui ne nécessite aucun compte ni installation pour les participants.

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Réceptionniste IA Téléphonique

Votre standard téléphonique intelligent, disponible 24h/24

Présentation

Le Réceptionniste IA est un standard téléphonique automatisé qui répond aux appels entrants sur un numéro dédié. Il accueille vos clients, prend les messages, gère les demandes de rendez-vous, transcrit automatiquement chaque conversation et peut transférer l'appel à un humain si nécessaire.

Disponibilité : Forfaits Pro et Business

Guide de configuration pas à pas

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Démarrage rapide

Suivez ces 6 étapes pour configurer votre réceptionniste en moins de 10 minutes.

Étape 1 — Accéder à la page Réceptionniste

Connectez-vous à ElixMail, puis cliquez sur « Réceptionniste IA » dans le menu latéral gauche (icône téléphone). Vous arrivez sur la page avec 4 onglets : Configuration, Numéros, Appels et Statistiques.

Étape 2 — Choisir un modèle métier

Dans l'onglet Configuration, commencez par sélectionner un modèle métier adapté à votre activité. 6 modèles sont disponibles :

Cabinet médical : gestion RDV, urgences, renseignements patients
Restaurant : réservations, menus, événements privés
Agence immobilière : visites, estimations, renseignements biens
Cabinet juridique : consultations, prises de dossier
Artisan / PME : interventions, urgences, devis
Personnalisé : configurable pour tout type d'activité

Le modèle pré-remplit automatiquement le message d'accueil et les instructions de l'IA. Vous pouvez ensuite les personnaliser.

Étape 3 — Personnaliser la configuration

Renseignez les champs suivants :

Nom de l'entreprise : utilisé dans le message d'accueil (« Bonjour, vous êtes bien chez... »)
Message d'accueil : le texte que l'IA prononce à la prise d'appel
Prompt système : les instructions détaillées pour l'IA (comportement, limites, informations à collecter)
Horaires d'ouverture : définissez les heures de début et de fin (ex : 09:00 — 18:00)
Jours ouvrables : cochez les jours où le réceptionniste est actif
Durée max d'appel : limite en secondes pour éviter les appels trop longs (par défaut 300 s = 5 min)
Notifications : activez l'alerte email, push et/ou SMS après chaque appel

Cliquez sur « Sauvegarder la configuration » pour enregistrer vos paramètres.

Étape 4 — Acheter un numéro de téléphone

Allez dans l'onglet Numéros, puis :

Sélectionnez le pays (France, USA, etc.)
Cliquez sur « Rechercher » pour voir les numéros disponibles
Cliquez sur « Acheter » à côté du numéro choisi
Le coût est débité de votre wallet prépayé

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Numéros français (+33)

Pour acheter un numéro français, la réglementation Twilio exige un dossier de conformité. Cliquez sur « Dossier réglementaire » et renseignez : le nom de la société, le numéro SIRET, et l'adresse du siège social. Le dossier est soumis à Twilio pour validation (généralement sous 24-48 h). Une fois approuvé, vous pourrez acheter des numéros +33.

Étape 5 — Configurer le relais humain (optionnel)

Dans l'onglet Configuration, la section « Relais Humain / Transfert d'appel » permet de transférer les appels vers un humain. Renseignez :

Numéro de transfert : le numéro vers lequel l'appel sera redirigé (ex : +33 6 12 34 56 78)
Mode de transfert : choisissez parmi 3 modes
- Sur demande : l'IA transfère uniquement si l'appelant le demande explicitement ou si des mots-clés sont détectés
- Absence : transfert systématique après le message d'accueil (idéal en vacances ou en déplacement)
- Débordement : après un certain nombre d'échanges sans résolution, l'IA propose le transfert
Mots-clés de transfert : les expressions qui déclenchent le transfert (ex : « un responsable », « parler à quelqu'un »)
Nombre max d'échanges IA : au-delà de ce nombre, l'IA suggère le transfert (par défaut 10)
Message d'absence : le message personnalisé en mode Absence

Laissez le numéro de transfert vide pour désactiver cette fonctionnalité.

Étape 6 — Tester votre réceptionniste

Une fois la configuration enregistrée et le numéro acheté :

Appelez votre numéro dédié depuis un téléphone
L'IA vous accueille avec votre message personnalisé
Testez la prise de message, la demande de RDV et le transfert
Vérifiez que l'appel apparaît dans l'onglet Appels
Vérifiez que l'alerte email et le contact CRM ont été créés

Fonctionnement technique

Le système fonctionne en temps réel selon cette chaîne :

Réception d'appel : Twilio achemine l'appel vers votre numéro dédié
Accueil personnalisé : message d'accueil adapté à votre activité (voix naturelle française)
Détection de la voix (VAD) : l'IA détecte quand l'appelant parle et quand il a fini
Transcription (Whisper) : la voix est convertie en texte en temps réel
Réponse IA (GPT-4o) : l'IA analyse et répond de manière naturelle et professionnelle
Synthèse vocale (Fish Audio) : la réponse est convertie en voix naturelle française
Transfert (optionnel) : si un mot-clé est détecté ou que le mode absence est actif, l'appel est redirigé vers le numéro humain

Relais humain et transfert d'appel

Le Réceptionniste IA peut transférer un appel en cours vers un numéro humain dans 3 situations :

Mode Sur demande : l'appelant dit « je veux parler à quelqu'un » ou un des mots-clés configurés. L'IA annonce le transfert et redirige l'appel.
Mode Absence : idéal pour les vacances. L'IA accueille, informe l'appelant que vous êtes absent, et transfère directement au numéro de remplacement.
Mode Débordement : après un nombre configurable d'échanges (par défaut 10), si la conversation n'est pas résolue, l'IA propose à l'appelant d'être mis en relation avec un humain.

Pendant le transfert, l'IA joue un message de transition, puis l'appel est redirigé via Twilio vers le numéro configuré. La transcription et le résumé de la partie IA sont sauvegardés normalement.

Intégration CRM automatique

Après chaque appel, le Réceptionniste IA analyse automatiquement la transcription et :

Création de contact : un nouveau contact est créé dans votre CRM ElixMail avec le nom, téléphone, email et entreprise de l'appelant
Mise à jour : si le contact existe déjà, sa fiche est enrichie automatiquement
Activité enregistrée : chaque appel apparaît dans la timeline du contact avec le résumé et les actions à réaliser
Score d'engagement : le compteur d'interactions vocales est incrémenté pour le scoring CRM

Intégration Calendrier

Lorsqu'un appelant demande un rendez-vous :

L'IA détecte automatiquement la demande de RDV, la date, l'heure et le motif
Un événement est créé dans votre calendrier ElixMail avec le statut « en attente de confirmation »
Les coordonnées de l'appelant sont attachées à l'événement
Les dates relatives (« demain », « lundi prochain ») sont automatiquement converties

Alertes et notifications

À chaque fin d'appel, vous recevez un email détaillé contenant :

Badge d'urgence : classement automatique (info, normal, important, urgent)
Fiche appelant : nom, téléphone, email, entreprise
Résumé IA : synthèse de la conversation en 2-3 phrases
Actions à réaliser : liste des tâches identifiées par l'IA
RDV créé : confirmation du rendez-vous ajouté au calendrier
Transcription complète : l'intégralité de la conversation

Suivi automatique de l'appelant

Si l'appelant a communiqué son adresse email, il reçoit automatiquement un email de confirmation au nom de votre entreprise avec le récapitulatif de sa demande, les détails du RDV s'il en a demandé un, et une invitation à vous recontacter si besoin. Cet email est envoyé avec votre adresse en reply-to.

Extraction intelligente des données

L'IA analyse chaque conversation pour en extraire automatiquement :

Identité : nom, téléphone, email, entreprise
Intention : sujet de l'appel, demande de RDV, demande de rappel
Urgence : classification en 4 niveaux (info, normal, important, critique)
Sentiment : positif, neutre ou négatif
Actions : liste des tâches à réaliser suite à l'appel

Tarification

Le Réceptionniste IA fonctionne avec le wallet prépayé :

Numéro dédié : à partir de 1 €/mois
Appels entrants : facturés à la minute (tarif France métropolitaine)
Wallet rechargeable : rechargez par carte bancaire via Stripe
Transparence : suivi détaillé des coûts dans l'onglet Statistiques

Sécurité et confidentialité

Aucune donnée patient ou client n'est divulguée par l'IA
Les transcriptions sont stockées de manière sécurisée et accessibles uniquement par le propriétaire du numéro
Conformité RGPD : les données d'appel sont supprimables sur demande
Les enregistrements sont hébergés chez Twilio (certifié ISO 27001, SOC 2)
Isolation complète entre les clients : chaque utilisateur ne voit que ses propres données

tips_and_updates

Conseil pro

Commencez par le modèle « Personnalisé » et testez avec un appel de votre mobile. Ajustez le prompt système en fonction des réponses de l'IA. Pensez à configurer le mode « Absence » pour les périodes de vacances.

Envoi Mail Crypté

Envoyez des emails cryptés avec chiffrement AES-256-CBC

20.1 Présentation générale

La messagerie chiffrée d'ElixMail est une fonctionnalité de sécurité avancée qui permet d'envoyer des emails dont le contenu est chiffré de bout en bout avec l'algorithme AES-256-CBC (Advanced Encryption Standard, clé de 256 bits, mode Cipher Block Chaining). C'est le même standard de chiffrement utilisé par les institutions bancaires, les agences gouvernementales et les forces armées à travers le monde.

Contrairement à un email classique qui transite en clair (ou simplement protégé par TLS en transit), un message chiffré ElixMail est illisible sans le code PIN, même si quelqu'un intercepte les données sur le serveur ou en transit.

Inclus gratuitement dans tous les forfaits

Solo, Pro et Business — aucun surcoût, aucune limite d'envoi. La confidentialité est un droit, pas une option payante.

20.2 Architecture technique du chiffrement

Voici le fonctionnement technique détaillé, étape par étape :

Étape 1 — Chiffrement côté serveur

Le message (objet + corps) est chiffré avec AES-256-CBC
Un vecteur d'initialisation (IV) aléatoire de 16 octets est généré pour chaque message, garantissant que deux messages identiques produisent des chiffrés différents
La clé de chiffrement maître (256 bits) est stockée de manière sécurisée sur le serveur avec permissions restreintes (chmod 600)
Le texte chiffré (ciphertext) et l'IV sont stockés en base de données — jamais le texte en clair

Étape 2 — Protection par code PIN

Un code PIN aléatoire à 6 chiffres est généré (100 000 à 999 999)
Le PIN est hashé en SHA-256 avant stockage — le serveur ne conserve jamais le PIN en clair
Le PIN est transmis au destinataire dans l'email de notification (seul moment où il existe en clair)
À la lecture, le PIN saisi est hashé et comparé au hash stocké — pas de comparaison en clair

Étape 3 — Génération du lien sécurisé

Un identifiant unique (UUID v4) est attribué au message chiffré
Le lien de lecture prend la forme : https://votre-domaine.com/secure-message/UUID
Ce lien ne contient aucune donnée sensible — il pointe simplement vers la page de déchiffrement

Étape 4 — Déchiffrement à la lecture

Le destinataire saisit le PIN sur la page sécurisée
Le serveur vérifie le hash du PIN, puis déchiffre le message avec la clé AES et l'IV
Le message déchiffré est affiché uniquement dans le navigateur — il n'est jamais stocké en clair
Le compteur de lectures est incrémenté

20.3 Guide pas-à-pas — Expéditeur

1. Activer le mode chiffré

Dans le composeur d'email, repérez le bouton Chiffrer (icône cadenas) dans la barre d'actions, à côté du tracking et des autres options. Cliquez dessus :

Le bouton passe en violet avec un effet lumineux pour confirmer l'activation
L'icône change de 🔒 à 🔐 (cadenas renforcé)
Le texte passe de "Chiffrer" à "Chiffré"

2. Rédiger le message

Rédigez votre email normalement :

Destinataire : l'adresse email du correspondant (obligatoire)
Objet : sera chiffré également (le destinataire ne le voit pas dans sa boîte de réception classique)
Corps du message : tout le contenu textuel sera chiffré

3. Envoyer

Au clic sur Envoyer, ElixMail effectue automatiquement :

Chiffrement AES-256-CBC du contenu complet
Génération du code PIN aléatoire à 6 chiffres
Stockage sécurisé en base de données (chiffré + IV + hash PIN)
Envoi d'un email de notification au destinataire contenant le lien sécurisé et le code PIN
Affichage d'un toast de confirmation avec le PIN (pour votre référence)

4. Gérer vos messages chiffrés

Depuis votre interface ElixMail, vous pouvez :

Consulter la liste de vos messages chiffrés envoyés
Voir le statut : nombre de lectures, date de dernière lecture
Révoquer l'accès instantanément à tout moment (le message devient définitivement illisible)

20.4 Guide pas-à-pas — Destinataire

Le destinataire n'a pas besoin de compte ElixMail. Voici ce qu'il voit :

1. Email de notification reçu

Le destinataire reçoit dans sa boîte email classique (Gmail, Outlook, etc.) un email contenant :

Un message expliquant qu'un email chiffré lui a été envoyé
Un bouton/lien "Lire le message sécurisé"
Le code PIN à 6 chiffres nécessaire pour déverrouiller
Le nom de l'expéditeur et la date d'envoi

2. Page de lecture sécurisée

En cliquant sur le lien, une page élégante s'ouvre avec :

Un champ de saisie PIN (6 chiffres)
Un bouton "Déverrouiller"
Des indicateurs visuels de sécurité (icône cadenas, mention AES-256)
Le design premium ElixMail (fond sombre, dégradés, glassmorphism)

3. Message déchiffré

Après saisie du PIN correct :

L'objet du message s'affiche
Le corps complet du message est déchiffré et affiché
L'expéditeur et la date sont indiqués
Un compteur indique le nombre de lectures restantes

4. Messages d'erreur possibles

"Code PIN incorrect" : le PIN saisi ne correspond pas — réessayez
"Message expiré" : le délai de 7 jours est dépassé — le message est définitivement inaccessible
"Message révoqué" : l'expéditeur a révoqué l'accès — plus de lecture possible
"Limite de lectures atteinte" : le maximum de 10 lectures a été dépassé

20.5 Paramètres de sécurité détaillés

Paramètre	Valeur	Détail
Algorithme	`AES-256-CBC`	Advanced Encryption Standard, clé 256 bits, mode CBC
Taille de clé	256 bits (32 octets)	2²⁵⁶ combinaisons possibles — impossible à forcer par brute-force
Vecteur d'init. (IV)	128 bits (16 octets)	Unique par message, garantit des chiffrés distincts pour des textes identiques
Hash du PIN	`SHA-256`	Le PIN n'est jamais stocké en clair, uniquement son empreinte SHA-256
Expiration	7 jours	Après 7 jours, le message ne peut plus être déchiffré
Lectures max	10 lectures	Après 10 consultations, le message est automatiquement verrouillé
Révocation	Instantanée	L'expéditeur peut couper l'accès à tout moment, effet immédiat
ID message	UUID v4	Identifiant universel unique, non prédictible et non séquentiel

20.6 Comparaison avec un email classique

Critère	Email classique	ElixMail Chiffré
Contenu en transit	TLS (si supporté)	AES-256 + TLS
Contenu au repos	Texte clair sur le serveur	Chiffré AES-256 en BDD
Protection par mot de passe	Non	PIN 6 chiffres (hashé SHA-256)
Expiration automatique	Non (reste pour toujours)	7 jours puis auto-destruction
Révocation possible	Non (impossible une fois envoyé)	Oui, instantanée
Limite de lectures	Illimité	10 max (configurable)
Compte requis pour lire	Oui (webmail/client)	Non — navigateur suffit

20.7 Cas d'usage recommandés

Juridique & Conformité

Envoi de contrats confidentiels à signer
Transmission de données personnelles (RGPD)
Échanges avocat-client nécessitant le secret professionnel
Notifications de données sensibles (résultats médicaux, financiers)

Commercial & Business

Envoi de devis confidentiels ou offres exclusives
Transmission de conditions tarifaires négociées
Partage de données financières avec des partenaires
Communication de résultats internes avant publication

IT & Technique

Partage sécurisé de mots de passe ou identifiants temporaires
Transmission de clés API ou tokens d'accès
Communication d'informations d'infrastructure sensibles
Envoi de codes de récupération ou credentials

Personnel

Envoi de documents d'identité (copies de pièces d'identité)
Transmission de coordonnées bancaires (RIB, IBAN)
Partage d'informations médicales confidentielles
Toute communication que vous ne voulez pas voir persister dans une boîte mail classique

20.8 Garanties de sécurité

Clé persistante sécurisée : la clé de chiffrement maître est stockée dans un fichier à permissions restreintes (chmod 600, lisible uniquement par le processus serveur). Elle persiste entre les redémarrages pour garantir l'accès aux messages existants.
Aucun stockage en clair : ni le message, ni l'objet, ni le PIN ne sont jamais stockés en texte lisible dans la base de données.
IV unique par message : le vecteur d'initialisation aléatoire de 128 bits garantit que même deux messages identiques produisent des chiffrés totalement différents.
Protection contre le brute-force : le PIN à 6 chiffres offre 900 000 combinaisons possibles. Combiné au hashing SHA-256, les tentatives de force brute sont impraticables.
Triple verrouillage temporel : expiration après 7 jours + maximum 10 lectures + révocation manuelle possible. Trois mécanismes indépendants pour contrôler la durée de vie du message.
Pas de cache navigateur : le message déchiffré est affiché dynamiquement via JavaScript et n'est jamais écrit sur le disque du destinataire.
UUID non prédictible : l'identifiant du message est un UUID v4 aléatoire — impossible de deviner l'URL d'un message en énumérant des identifiants séquentiels.

20.9 Limites connues et transparence

Texte uniquement : le chiffrement porte sur le texte de l'email (objet + corps). Les pièces jointes ne sont pas chiffrées dans cette version.
Connexion internet requise : le destinataire doit être en ligne pour accéder à la page de déchiffrement.
PIN transmis dans l'email de notification : le code PIN est envoyé dans le même email que le lien. Pour une sécurité maximale, vous pouvez communiquer le PIN par un autre canal (SMS, téléphone, messagerie instantanée).
Pas de chiffrement de bout-en-bout au sens strict : le déchiffrement se fait côté serveur (pas dans le navigateur du destinataire). Le serveur a momentanément accès au texte clair lors de la lecture. C'est un compromis qui permet de ne pas exiger de logiciel ou extension chez le destinataire.
Irréversibilité : une fois expiré ou révoqué, un message ne peut pas être récupéré, même par l'administrateur.

20.10 Questions fréquentes

Le destinataire doit-il avoir un compte ElixMail ?

Non. Le destinataire n'a besoin que d'un navigateur web et du code PIN. Aucune inscription, aucun téléchargement, aucune extension.

Que voit le destinataire dans sa boîte mail ?

Un email de notification d'ElixMail contenant un lien et le code PIN. L'objet et le contenu réels du message ne sont pas visibles dans l'email de notification — ils sont accessibles uniquement via le lien sécurisé après saisie du PIN.

Puis-je envoyer le PIN séparément ?

Oui, c'est même recommandé pour une sécurité maximale. Le PIN s'affiche dans un toast de confirmation après l'envoi. Vous pouvez le noter et le transmettre par SMS, téléphone ou messagerie instantanée.

Que se passe-t-il après 7 jours ?

Le message expire automatiquement et devient définitivement illisible, même avec le bon PIN. Les données chiffrées restent en base mais ne peuvent plus être déchiffrées via l'API.

Puis-je révoquer un message après l'avoir envoyé ?

Oui, à tout moment. La révocation est instantanée et irréversible. Le destinataire verra un message "Ce message a été révoqué par l'expéditeur".

Le message est-il supprimé après expiration ?

Les métadonnées (date, expéditeur, destinataire) sont conservées pour l'historique. Le contenu chiffré reste en base mais l'API refuse le déchiffrement après expiration, rendant les données inutilisables.

Est-ce conforme au RGPD ?

Oui. Le chiffrement AES-256 est reconnu par la CNIL et le RGPD comme une mesure technique appropriée pour la protection des données personnelles. L'expiration automatique et la révocation participent au principe de minimisation des données.

Fonctionnalité	Solo	Pro	Business
Prix/mois	9€	19€	45€
IA basique	✓	✓ Avancée	✓ Avancée
Daily Briefing	✗	✓	✓
Voice-Mail & commandes vocales	✓	✓	✓
Tracking avancé	Basique	✓ + Custom domain	✓ + Custom domain
Relances automatiques	Simples	✓ Intelligentes	✓ Intelligentes
CRM & Contacts	✓ Basique	✓ Avancé + NBA	✓ Avancé + NBA
Pipeline Commercial	✗	✓	✓ Illimité
Courrier LRAR	✗	✓	✓
Réceptionniste IA Téléphonique	✗	✓	✓
Calendrier & SMS	Basique	✓ Avancé + SMS	✓ Avancé + SMS
Multi-utilisateurs	1 seul	1 seul	✓ 5 utilisateurs
API	✗	✗	✓ Avancée